Co każda firma musi zrobić przynajmniej raz w roku

Jeśli nie robisz umiejętnie podsumowań, to szybko się pogubisz i zbłądzisz. Zobacz jak robimy w firmie podsumowanie kwartalne, półroczne i roczne i jakie pytania sobie zadajemy.

Krótko i praktycznie, aby umieć samodzielnie i z zespołem wyciągnąć lepsze wnioski i w kolejnych miesiącach zarabiać więcej.

Dlaczego trzeba robić podsumowania

Jeśli liderzy i zespoły nie robią cyklicznie tego typu podsumowań, to szybko wpadną w chaos, bo będą żyli bieżącymi pożarami, nie będą mieli szerszej perspektywy, nie zauważą tego, co należy zmienić, poprawić, z czego zrezygnować.

Podsumowanie to moment ważnego zatrzymania. Co minimum 6 miesięcy trzeba złapać oddech w biznesie, spojrzeć z dystansu – inaczej zwariujesz! Rok minie, a w tym czasie pracownicy stracą motywację, a konkurencja was wyprzedzi.

W firmie mamy tradycję podsumowań rocznych na początku stycznia każdego roku, ale w różnych latach robiliśmy też podsumowania kwartalne lub półroczne.

Ja i Kamila, jako właściciele firmy, spotkania strategiczne odbywamy minimum raz w miesiącu. Z moją własną głową odbywam takie spotkania prawie co tydzień.

Poniżej przedstawiam Ci pełny proces tego, jak to wygląda u nas, w kilkuosobowym zespole. U Ciebie może być podobnie albo inaczej. Potraktuj ten tekst jako inspirację, którą trzeba dostosować do siebie.

Jak przygotować się do podsumowania

Jeśli chcemy dobrze podsumowywać kwartał, pół roku czy rok, warto spojrzeć na trzy obszary Change Value Process, które zawsze są obecne przy pracy z firmami i liderami:

1. Mentalność i emocje – czyli co słychać w środku naszej głowy, w emocjach, odczuciach, w naszej psychice;
2. Komunikacja – czyli jak wygląda przepływ informacji, atmosfera w zespole;
3. Strategia – czyli czy osiągamy wyniki, co się sprzedaje, jaka jest sytuacja na rynku, jaki mamy pomysł na wzrost, jaki model biznesowy rozwijamy, na jakie produkty stawiamy.

Celem podsumowania jest określić jasno i precyzyjnie wnioski jakie mamy za ostatni okres oraz przede wszystkim podjąć decyzję – co zmieniamy, co udoskonalamy, z czego rezygnujemy, co dociskamy.

To bardzo ważny mindset. Niby oczywisty, ale wiele osób albo w ogóle nie robi podsumowań, albo robi je, ale słabo, albo robi dobrze, ale nie podejmuje decyzji lub też podejmuje decyzje, ale nie realizuje tych ustaleń.

Aby zrobić dobre podsumowanie potrzebujemy:

• odwagi do bycia szczerym przed sobą i innymi, aby umieć powiedzieć, co się nie udało, co zawaliliśmy, przyznać się błędu, wziąć odpowiedzialność, wyciągnąć wnioski i działać
• skupienia i analizy, aby nie prześlizgnąć się po łebkach, ale wgryźć się w niuanse
• pobudzić swoją kreatywność i otworzyć głowę na nowe pomysły.

Aby to było możliwe przygotowujemy podsumowanie w kilku etapach:

1. Zbieranie danych, informacji z Google Analytics, Facebooka, strony www, systemu mailingowego, notatek z ostatnich miesięcy
2. Umieszczenie danych i wniosków w pliku w chmurze, aby inni mieli do tego dostęp
3. Stworzenie pierwszych wniosków i opisanie ich w pliku
4. Pierwsze spotkanie zespołu, gdzie przechodzimy przez wszystkie główne dane i pierwsze przemyślenia
5. Po około tygodniu przerwy robimy drugie spotkanie, tzw. follow up strategiczny. Gdy ułożyły się przemyślenia, omawiamy kluczowe wnioski i wgryzamy się w esencję
6. Po około 3-7 dniach robimy drugi follow up strategiczny, aby podjąć decyzje i ustalić plan działań
7. W trakcie lub po tym wszystkim odbywam z pracownikami rozmowy rozwojowe, o których nieco niżej.

Aby przygotować się do pierwszego spotkania strategicznego każdy z zespołu zadaje sobie pytania strategiczne. Oczywiście nie każde pytanie dotyczy każdego.

Dokładną treść dokumentu strategicznego, który wysyłamy do naszych pracowników możesz pobrać na końcu artykułu.

Nie umieszczam go tutaj, ponieważ zajął by zbyt dużo miejsca. Dodatkowo jeśli pobierzesz i zapiszesz plik na swoim dysku, będziesz mógł w prosty i szybki sposób zawsze do niego wrócić.

Spotkania rozwojowe z współpracownikami

Ważnym elementem podsumowania są spotkania 1na1 ze współpracownikami. Przed takim spotkaniem wysłałem niedawno maila o poniższej treści. Pogrubieniem zaznaczyłem swoje komentarze dla Ciebie.

Abyśmy mogli w pełni podsumować wszystko co ważne, istotne jest aby:

1. 1. Zrobić podsumowanie formalno-finansowo-liczbowe (już za nami) [tutaj mam na myśli wspólne spotkanie strategiczne, które opisałem powyżej]
   2. Wyciągnąć wnioski operacyjne – czyli co należy poprawić zmienić w działaniach (po części to mamy po ostatnim podsumowaniu, ale musimy to dopiąć + doprecyzować kwestie zaległych działań, które chcemy nadrobić z listy “zaległych tematów na przyszłość”
      [tutaj podałem link do listy spraw, które notujemy w jednym pliku w chmurze, na które nie ma czasu w ciągu danego okresu. W okresach lipiec-sierpień oraz grudzień-styczeń staramy się nadrabiać zaległości z tej listy ważnych nie pilnych lub mniej ważnych, nie pilnych, ale istotnych]
   3. Wyciągnąć wnioski strategiczne i podjąć decyzje strategiczne- czyli na co postawić, jaki kierunek nadać firmie, produktom, ofertom
      [tutaj ponownie zachęcam zespół do powrotu do wniosków strategicznych z pierwszego spotkania lub follow upu, aby ponownie ze świeżą głową spojrzeli na to, co istotne]
   4. Podsumować współpracę w ILZ, wyciągnąć wnioski i podjąć decyzje, co chcemy zmienić we współpracy
      [tutaj wysyłam link do tabelki, którą proszę aby uzupełnili i ocenili naszą firmę i nas jako założycieli, ale też swoje odczucia co do pracy z nami i zespołem. Tabelkę możesz pobrać na końcu artykułu.]
   5. Podsumować rozwój własny, swoich CEMKów oraz wyznaczyć cele rozwojowe dla siebie.
      [tutaj proszę zespół, aby spojrzeli na siebie oraz na listę Cech, Emocji, Mentalności, Kompetencii z mojej książki “Ściana – jak pokonać opór i dokonać zmian”, przeanalizowali siebie i zadali sobie pytania rozwojowe. Listę Cech, Emocji, Mentalności, Kompetencji oraz pytania rozwojowe możesz pobrać na końcu artykułu.]

Gdy pracownik przygotuje się samodzielnie do spotkania, odbywamy 1,5,-2h rozmowę. Czasami, po 1-2 tygodniach, potrzebny jest follow up – spotkanie, aby podsumować, wyciągnąć esencję i ustalić działania.

Oto jak na ten moment każdy z nas w firmie przechodzi przez podsumowanie półroczne i roczne. Z każdym rokiem udoskonalamy ten proces, uproszczamy go albo rozwijamy tak, aby odpowiadał na wyzwania firmy i etap naszego rozwoju.

Trzymam kciuki za Twoje podsumowania samodzielne albo wraz z Twoim  zespołem.

Gotowy na więcej?

Dowiedz się o czym musi pamiętać każdy przedsiębiorca w 2020 roku.

A jeśli chcesz rozwijać najlepsze metody zarządzania, podejmowania decyzji, budowania przewagi konkurencyjnej, wzmacniania swojej pewności siebie  w biznesie, to polecam Szkołę Biznesu według CVP. Już niedługo otwieramy zapisy!